Arbeitsplatzkonzepte im digitalen Zeitalter – 7 Tipps zur Umsetzung

Dank Digitalisierung passt sich der Arbeitsplatz der Zukunft an. Ein entscheidender Erfolgsfaktor dabei ist der Zugang zu Informationen.

  • Weil Arbeit immer komplexer wird, sind Mitarbeiter zunehmend auf das Wissen anderer angewiesen. Setzten vor allem KMU früher auf Einzelleistungen, geht es nun vielmehr um die Produktivität von Gruppen, um deren Fähigkeit zur Kooperation. Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist der gemeinsame Zugang zu und Umgang mit Informationen. Wer diese Informationsarbeit nicht ausreichend effizient löst, der bekommt in Zukunft ein Kostenproblem. Im Fokus stehen dabei räumliche Flexibilität und digitale Technologien, die sich den Wünschen der Mitarbeiter anpassen. Das heißt, der Trend geht zu individuelleren Lösungen, die sich aber nicht unbedingt an jedem einzelnen Mitarbeiter orientieren, sondern an den verschiedenen Aufgaben, die in einem Betrieb anfallen. Eine ausgewogene Kombination von Menschen, Arbeitsgeräten und Räumen macht Unternehmen kreativer und effizienter – und hier können sich vor allem KMU einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Die Qualität des Arbeitsplatzes für den einzelnen Mitarbeiter ist auch im Wettkampf um die besten Arbeitskräfte entscheidend.

Räumliche Flexibilität

  • Die Arbeitswelten müssen sich den Anforderungen anpassen. Der Weg führt hin zu Arbeitsflächen, an denen sich die Mitarbeiter themenbezogen zusammenfinden. Modernes Facility Management hat das Ziel, dem Einzelnen mehrere flexible und individuelle Möglichkeiten zu bieten, seine Arbeit bestmöglich auszuführen: sei es die Zusammenarbeit mit Kollegen in offenen Zonen, Rückzugsmöglichkeiten in Einzelbüros oder fix installierte Arbeitsplätze.

Der digitale Arbeitsplatz

  • Informationsflüsse in KMU waren primär von informeller, persönlicher Kommunikation geprägt. Der digitale Arbeitsplatz hingegen stellt jedem Mitarbeiter alle benötigen Informationen flexibel zur Verfügung, egal wo man sich befindet und mit welchem Gerät man gerade arbeitet (Smartphone, Tablet oder PC). Dabei kann der digitale Arbeitsplatz sofort als Dienst genutzt werden. Mitarbeiter können jederzeit sicher – weil verschlüsselt – auf ihre Anwendungen und Daten zugreifen.

Neue Arbeitsformen

  • In dieser Arbeitswelt 4.0 entstehen auch für KMU neue Arbeitsformen. Mit der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes werden neue Arten der Zusammenarbeit im Team unterstützt, wie etwa Crowdworking. So können beispielsweise Freelancer – und damit externes Wissen – von KMU bei Projekten einfacher für einen gewissen Zeitraum miteinbezogen werden.

7 Empfehlungen für die erfolgreiche Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes

    • Technologien evaluieren. Die Umsetzung der richtigen Änderungen in der Technologie- und Prozesswelt ist erfolgsentscheidend.
    • Keine Schnellschüsse wagen. Die Akzeptanz der Mitarbeiter muss vorhanden sein, um erfolgreich einen Wandel einzuleiten. Die richtige Dosierung des digitalen Arbeitsplatzes vermeidet Überforderung. 
    • Ende der Insellösungen. Eine vernetzte, kommunikative Arbeitsplatzarchitektur auf Basis von Cloud-Technologien wird künftig der Standard sein.
    • Workplace as a Service. Mieten statt Kaufen liegt auch beim digitalen Arbeitsplatz im Trend. Dank Cloud Computing gibt es ihn auch als „Workplace as a Service“. Unternehmen beziehen Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz zunehmend über Software-Marktplätze. Die Vorteile: fixe Kosten, Skalierbarkeit und Aktualität.
    • Datenschutz vor Produktivität. Laut Studie von Crisp Research setzen die befragten Unternehmen Sicherheit (58 Prozent) und Datenschutz (60 Prozent) als wesentliche Anforderungen an digitale Arbeitsplätze, noch vor Produktivität (47 Prozent) oder hoher Benutzerfreundlichkeit (33 Prozent).
    • Ein Knotenpunkt in der Mitte. Digitale Arbeitsplätze sind hochgradig vernetzt. Potenziell kann jede Information bereitgestellt werden. Daher macht es Sinn, Collaboration-Lösungen in die Mitte der digitalen Architektur zu stellen.
    • Trend-Technologien von morgen. Augmented Reality oder sprachbasierte Assistenten erobern immer mehr den privaten Bereich – und werden bald auch Teil der Arbeitswelt sein. Es bietet sich an, diese Technologien bereits mit einzukalkulieren.